Règlement intérieur

1. Préambule

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser les conditions d’application des statuts et fixe les divers points qui n’y sont pas prévus. Il est applicable à tous les adhérents du Rando-Club Luynois « Les Aigrettes » ci-après dénommé l’Association.
Il sera remis aux membres ainsi qu’à tout nouvel adhérent.

2. Adhésion

L’adhésion est obligatoire pour participer aux activités de l’Association. Elle couvre la saison qui débute au 1^er septembre et se termine au 31 août de l’année suivante.

2.1 Cotisations

La cotisation est due par tous les membres actifs. Son montant est fixé chaque année lors de l’Assemblée Générale Ordinaire sur proposition du Conseil d’Administration. Une fois la cotisation acquise par l’Association, aucun remboursement ne peut être exigé en cours de saison, quelle qu’en soit la raison.
La cotisation comprend :
• L’adhésion à l’Association
• La licence de la FFRandonnée
• L’assurance en responsabilité civile et accidents corporels.
L’association peut accueillir des adhérents sans leur délivrer de licence à deux conditions :
• Qu’ils possèdent déjà une licence à la FFRandonnée pour la saison en cours identique à celle du club (IRA ou FRA)
• Qu’ils s’acquittent de la cotisation à l’Association

2.2 Licences et assurances

La licence est valable du 1^er septembre au 31 août de l’année suivante.
L’assurance attachée à la licence est valable du 1^er septembre au 31 décembre de l’année suivante afin de permettre le renouvellement des licences sans interruption de garantie.
La FFRandonnée propose plusieurs types de licences, avec ou sans assurance.
Néanmoins, pour bénéficier du Contrat Fédéral, l’Association ne délivre que des licences avec Responsabilité Civile et Accidents Corporels, dites IRA pour les licences individuelles et FRA pour les licences familiales.
Le Contrat Fédéral permet à l’Association de bénéficier automatiquement de la garantie Responsabilité Civile et de l’assurance pour les manifestations exceptionnelles, sans frais supplémentaires.
Des garanties optionnelles et complémentaires sont disponibles auprès de la FFRandonnée. Il s’agit notamment d’extension d’assistance rapatriement à l’étranger et d’options invalidité décès, d’indemnités journalières et d’aide à domicile. Chaque adhérent peut souscrire à ces garanties directement auprès de l’organisme d’assurance.
L’Association fournit la documentation disponible à tout adhérent qui en fait la demande.

2.3 Certificat médical

Les règles sont celles fixées par la FFRandonnée.
Première prise de licence ou en cas d'interruption de la pratique pendant 2 années de suite ou plus : un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique de la randonnée pédestre daté de moins d’un an, doit être fourni par le pratiquant.
Renouvellement de licence : le certificat médical d’absence de contre-indication n’est plus obligatoire, mais les licenciés doivent remplir pour eux-mêmes un auto-questionnaire visant à les responsabiliser envers leur état de santé et leur rappeler la nécessité de consulter leur médecin si besoin pour poursuivre leur activité. Sur la licence, il faut attester avoir rempli ce questionnaire. L’Association fournit l’auto-questionnaire et l’attestation correspondante. L’attestation doit être complétée et remise à l’Association. A défaut, il convient de fournir un certificat médical d’absence de contre-indication.

2.4 Nouvelle adhésion et renouvellement

L’adhésion ou son renouvellement s’effectue uniquement à l’aide du bulletin d’inscription mis à disposition par l’Association. Elle implique l’acceptation des Statuts et du Règlement Intérieur.
Chaque futur adhérent se voit remettre le règlement intérieur ou le moyen d’y accéder avant son adhésion.

3. Fonctionnement

3.1 Modification du règlement intérieur

Ce règlement peut être complété ou modifié par décision du conseil d’administration. Les modifications sont immédiatement applicables et présentées pour ratification à la plus proche assemblée générale.

3.2 Randonneurs occasionnels

Les randonneurs à l’essai, qui viennent découvrir l’association et ses activités dans le but d’y adhérer et de se licencier, peuvent être accueillis une à deux fois. Il en va de même pour les randonneurs inopinés accompagnant exceptionnellement un licencié. Ils sont alors couverts en Responsabilité Civile et Accidents Corporels dans les limites des garanties IRA.

3.3 Respect de l’environnement

Ne laissons ni traces de notre passage ni déchets, pensons aux autres, nous ne sommes pas les seuls utilisateurs des sentiers. La nature n’est pas une poubelle.

3.4 Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le règlement n°2016/679 dit « règlement général sur la protection des données » du 27 avril 2016 définit les conditions dans lesquelles des traitements de données personnelles peuvent être opérés. Il institue au profit des personnes concernées par les traitements de données des droits que le présent règlement invite à respecter, tant à l’égard des utilisateurs que des tiers.
Les membres du Conseil d'administration sont soumis à une obligation de discrétion qui leur impose d’assurer la confidentialité des données qu’ils détiennent. Un comportement exemplaire est exigé dans toute communication orale ou écrite, téléphonique ou électronique, que ce soit lors d’échanges associatifs ou au cours de discussions relevant de la sphère privée.
Le Président de l'Association est responsable des traitements de données à caractère personnel.
Les données collectées sont celles mentionnées sur le bulletin d’adhésion fourni par l’Association.
Elles sont utilisées :
• Par la FFRandonnée pour la souscription de la licence et de l’assurance. Les données qu’elle possède sont alors sous sa responsabilité.
• Par l’Association pour constituer le fichier des adhérents et permettre la gestion courante : cotisations, comptabilité, communication... Elles ne sont jamais fournies à d’autres organismes en dehors de demandes légales justifiées pour des tiers autorisés.
Le règlement complet et détaillé est disponible sur le site internet de l’Association.

3.5 Droit à l’image

Des photos sont prises au cours de nos randonnées, elles peuvent apparaître sur le site internet de l’Association.
Chaque adhérent refusant d’y figurer, doit en informer le Conseil d’Administration par écrit avec les moyens à sa disposition : formulaire de contact du site internet, courriel, courrier postal à l’adresse de l’Association.

3.6 Météo

En cas de mauvais temps, les randonneurs en acceptent les inconvénients. Des itinéraires de substitution peuvent être prévus par les animateurs.
En période d'alerte météo de niveau orange ou rouge, ou de décisions administratives, la randonnée est obligatoirement annulée. L’information est communiquée aux adhérents dès qu’elle est connue par courriel, à l’adresse que ceux-ci auront fait connaître à l’Association. Elle paraît aussi sur le site internet de l’Association.

3.7 Calendrier des animations

Deux animations sont prévues par semaine, hors jours fériés, de début septembre à fin juin, avec une suspension entre Noël et le 1^er de l’an :
• Randonnée de 10 à 14 km le mardi
• Randonnée douce de 5 à 8 km le jeudi
Le calendrier de ces animations est diffusé sur le site de l’Association chaque fin de mois pour le mois suivant.
Les adhérents sont informés de sa mise à disposition par courriel.
Exceptionnellement, certaines journées peuvent être annulées en cas de force majeure , notamment lorsqu’aucun animateur n’est disponible.
Le Conseil d’Administration peut être amené à ajouter des manifestations à des dates et périodes autres que celles initialement prévues.

3.8 Covoiturage

L’Association ne gère pas le covoiturage, néanmoins il doit être privilégié dans tous les cas pour se rendre au point de départ des activités.
Le covoiturage ne peut fonctionner que si chacun y prend sa part. Dans la mesure du possible, un roulement entre les conducteurs est souhaitable.
En tant que passager, vous êtes couvert par la garantie « responsabilité civile » qui est incluse dans les contrats d’assurance automobile.
En tant que conducteur, vous n’avez généralement pas à souscrire d’assurance spécifique tant que vous restez dans le cadre légal du covoiturage. Votre voiture doit être assurée au minimum avec l'assurance obligatoire responsabilité civile, sans exclure le covoiturage. Il faut donc bien vérifier les clauses de votre contrat d'assurance automobile.
En cas d’accident durant le trajet, c’est l’assurance du conducteur qui intervient. L’Association ne sera aucunement responsable de tout accident pouvant survenir au cours des déplacements.

3.9 Règles de sécurité en randonné

L’animateur responsable reste en tête et nul ne doit le précéder sans son accord. Il nomme un serre-file. Tout randonneur qui s’écarte temporairement du groupe doit prévenir l’animateur ou le serre-file. En cas d’accident, l’animateur prend les décisions qui s’imposent.
Il doit régulièrement s’assurer que personne ne manque.
Tout membre ne se conformant pas à ces règles de sécurité et ne respectant pas les consignes de l’animateur pourrait voir sa propre responsabilité engagée en cas d’accident.
Les animateurs, délégataires de l’obligation de moyens de l’association vis-à-vis des adhérents, s’engagent à respecter et à faire respecter les règles du Code de la route et les obligations de sécurité définies par la FFRandonnée.
L'utilisation des trottoirs et des accotements, quel que soit le côté où ils se trouvent, est obligatoire. Hors agglomération, lorsqu’il n’y a ni trottoir ni accotement, la circulation se fait sur le bord de la route du côté indiqué par l’animateur. Dans tous les cas le choix reste dirigé par la sécurité du groupe.

3.10 Règles de participation aux randonnées

L'animateur et le serre-file ont pour mission de maintenir la cohésion du groupe en restant en contact avec l'ensemble des randonneurs, les plus rapides comme les plus lents.
L'animateur et le serre-file doivent se conformer au règlement « encadrement et sécurité et aux rôles respectifs de l’animateur et du serre-file » édictés par la FFRandonnée.
Le rythme de la randonnée est donné par l'animateur qui s'attache à ménager les plus lents.
Il est fortement recommandé que l’animateur possède une trousse à pharmacie, et en aucun cas il ne doit distribuer un quelconque médicament. Il appelle les secours en cas de malaise d’un randonneur ou d’accident.
Chaque randonneur s’assure d’avoir l’équipement adapté en fonction de la météo et juge de ses capacités à effectuer le parcours proposé.

3.11 Communication

Le vecteur principal de communication de l’Association est son site internet : https://luynes-rando-club.e-monsite.com
Il comporte notamment les calendriers des randonnées classées par mois, les photos prises au cours de ces randonnées ainsi que nombre d’informations utiles concernant l’association et plus généralement la randonnée pédestre.

3.12 Relations avec les adhérents

Aucune prise de position publique ne peut se faire au nom de l’association par un adhérent, sans l'accord préalable du Conseil d’Administration.
Les activités sont communiquées à chaque adhérent par voie électronique à l’adresse que ce dernier aura fait connaître à l’association.
Les convocations aux différentes réunions et activités de l’association seront envoyées sous la même forme.
Les personnes ne disposant pas d’une adresse électronique pourront bénéficier d'une formule de parrainage.
L’adhérent ne disposant plus d'accès à un courrier électronique devra en informer l’association, pour définir une autre formule, dont éventuellement celle du parrainage.
Tout incident dans l'acheminement à un adhérent de la convocation à l’assemblée générale ne peut influencer la régularité de cette dernière, dès lors que l'association peut justifier que la convocation a bien été envoyée à la dernière adresse que l'adhérent lui avait indiquée.
L’adresse mail rando-club-luynois@etik.com est à la disposition des adhérents et non-adhérents pour la communication vers le Conseil d’Administration du club ainsi que la fiche contact du site internet.

3.13 Défraiement et crédit d’impôt pour les bénévoles

Les finances de l’association ne permettent pas de rembourser aux animateurs, baliseurs associatifs et membres du Conseil d’Administration le montant des dépenses engagées personnellement dans le cadre de leur mission associative (reconnaissance de parcours, balisage, réunions...).
Cependant, dans la mesure où la personne est assujettie à l’imposition sur le revenu, il lui est possible de bénéficier de la réduction d’impôt relative aux dons à une association, elle devra se rapprocher des membres du Conseil d’Administration pour en connaître les modalités.
L’Association s’engage à fournir aux bénévoles concernés les justificatifs nécessaires tels que programmes, convocations aux réunions, reçus fiscaux, etc...